Bravida har tagit ett stort kliv i digitaliseringen av sin serviceverksamhet med hjälp av Handymans kundportal. Resultatet? Färre mejl och telefonsamtal – och betydligt bättre överblick och smidigare arbetsflöde för både medarbetare och kunder.
Allt fler av Bravida’s kunder lägger nu sina servicebeställningar direkt i Handymans webbaserade kundportal. Över 400 återkommande servicekunder har redan börjat använda portalen för att själva registrera ärenden, bifoga bilder och dokument, välja plats och följa status – utan att behöva kontakta Bravida varken via mejl eller telefon.
– Vi ville ge våra servicekunder ett verktyg där de själva kunde ta kontrollen, utan att behöva få tag på oss via telefon. Det förenklar och sparar tid för alla, säger Sebastian Leneklint, Service Manager på Bravida i Sverige.
Fördelarna: Mer struktur, färre fel – och en bättre kundresa
Idag samarbetar Bravida med en stor andel av sina kunder via portalen. Det gör att informationen som kommer in är tydligare och mer komplett redan från början – och att uppdragen kan påbörjas snabbare.
– När kunden själv väljer plats, bifogar en beskrivning och laddar upp bilder blir hela processen mycket mer träffsäker. Vi undviker en massa följdfrågor. Det är en stor fördel att uppdraget registreras rätt från början – med rätt information, till rätt plats.
Även internt på Bravida märks effekten. Medarbetarna får färre mejl och samtal, och det administrativa arbetet blir enklare. Det frigör tid till det som är viktigast – att ge bra service ute hos kunderna.
– Våra servicekoordinatorer kan behandla ärenden snabbare. Informationen finns redan i beställningen som kunden lagt in. Det gör arbetet mer strukturerat och effektivt.
– Vi sparar tid. Färre samtal och mejl, snabbare hantering. Det ger oss faktiskt ett försprång jämfört med konkurrenter som fortfarande arbetar manuellt.
Funktioner som skapar värde
Bravida lyfter särskilt fram följande funktioner i portalen som extra värdefulla:
- Ärendehantering med bilagor – mer kompletta beställningar från start
- Notifikationer – kunder hålls informerade löpande utan att behöva kontakta Bravida
- Statusöversikt – full koll på pågående, avslutade och historiska uppdrag
- Flera adresser per kund – viktigt för företag med många arbetsställen
- Tillgång till fakturor och serviceprotokoll – allt samlat på ett ställe
- Tillgänglighet dygnet runt – kunder kan lägga in ärenden även utanför kontorstid
Enkelheten gör att kunderna snabbt är med
En stor del av portalens framgång ligger i hur enkel den är att komma igång med – både för Bravida och deras kunder.
– Vi har inte haft några problem med att få med kunderna. De ser snabbt värdet. Många använder portalen internt för att själva prioritera vilka uppdrag som är viktigast, berättar Sebastian Leneklint.
Portalen används idag av allt från stora företag och fastighetsägare till organisationer med egna interna driftavdelningar. Flera har gjort portalen till en naturlig del av sina egna arbetsprocesser.
– Det är framför allt kunder med många arbetsställen eller mycket att hålla reda på. De uppskattar överblicken och strukturen. Jag tror också att ju mer man använder portalen, desto mer nytta får man av den.
Fler kunder i portalen – mer nytta för alla
Bravida arbetar kontinuerligt med att få in fler kunder i portalen och göra det till en självklar del av samarbetet från start.
– Vi vill ha med ännu fler kunder. Vi försöker få med det redan i onboardingfasen när vi inleder nya samarbeten. Samtidigt tittar vi hela tiden på hur vi kan förbättra användningen och skapa ännu mer värde. Vi är fortfarande tidigt i resan, men det fungerar redan riktigt bra.
En digital lösning som ger försprång
Portalen hanterar idag en stor mängd ärenden per år – ärenden som tidigare krävde manuell hantering. Och även om alla vinster inte går att räkna i kronor och ören, så råder det ingen tvekan om nyttan:
– Vi sparar tid. Färre samtal och mejl, snabbare hantering. Det ger oss faktiskt ett försprång jämfört med konkurrenter som fortfarande arbetar manuellt. Det ser mer professionellt ut när vi erbjuder en digital, lättanvänd lösning. Det visar att vi tar våra kunder – och deras tid – på allvar. Och internt ger det oss en lugnare vardag med färre avbrott. Det är helt klart en konkurrensfördel, även när vi erbjuder våra tjänster till nya kunder.
För Bravida har kundportalen blivit den digitala länken mellan deras interna system och kundens behov – och det har stärkt samarbetet.
– Det handlar inte om att gömma sig bakom en skärm. Det handlar om att göra samarbetet enklare och mer effektivt. Och där hjälper portalen oss, säger Sebastian Leneklint – och understryker:
– Vi marknadsför portalen som ett komplement till vanlig kommunikation. Vi vill inte sluta prata med våra kunder eller sluta med e-post. Det här är en självbetjäningslösning för dem som vill ha det. Vill man hellre ringa – så ska man självklart kunna göra det. Fler val gör det enklare för kunden.
Så fungerar portalen i praktiken
När en kund har ett uppdrag loggar de in i portalen – via dator eller mobil. Där väljer de plats, beskriver problemet och bifogar relevanta dokument. Portalen genererar ett serviceärende som Bravida direkt kan planera och tilldela en tekniker.
– Vi får snabbt den information vi behöver för att sätta igång. Det kortar svarstiden och minskar behovet av att gå fram och tillbaka, säger Sebastian Leneklint.
Kunden kan sedan följa uppdraget och får automatiskt uppdateringar när något händer. Det minskar antalet samtal till Bravida om ärendestatus.
Om Bravida
Bravida är en av Nordens ledande leverantörer av helhetslösningar för service och installation inom el, VVS, ventilation och andra tekniska system i byggnader och anläggningar. Företaget har över 13 000 medarbetare i Sverige, Norge, Danmark och Finland.
