HÖRMANN Warnsysteme skapar ett sömlöst flöde mellan tekniker i fält och Business Central med Handyman

Med 11 verksamhetsorter, 67 tekniker i fält och komplexa installationsprojekt behövde HÖRMANN Warnsysteme mer enhetliga processer och bättre datakvalitet. Genom att kombinera Handyman med Microsoft Business Central har företaget skapat ett digitalt flöde från teknikern i fält till projektstyrning, lagerhantering och controlling.

HÖRMANN Warnsysteme utvecklar, installerar och underhåller siren- och varningssystem över hela Tyskland. Företaget är en del av HÖRMANN-koncernen och har 11 verksamhetsorter fördelade på fyra regioner.

Precis som många företag som vuxit genom förvärv stod HÖRMANN inför en välkänd utmaning: Varje avdelning hade sina egna arbetssätt och system.

– Om jag frågade hur en process fungerade var det inte ovanligt att jag fick sex olika svar, berättar Corinna Carranza, processledare på HÖRMANN Warnsysteme.

Därför beslutade företaget att samla organisationen kring Microsoft Business Central samtidigt som man införde en mobil lösning för montörer och servicetekniker.

Valet föll på Handyman.

Handyman blev den mobila förlängningen av Business Central

Målet med projektet var att skapa ett sammanhängande flöde mellan planering, utförande, lagerhantering, projektekonomi och rapportering. Idag använder HÖRMANN lösningen för installationer, underhåll, reparationer och felanmälningar.

När ett nytt sirenprojekt skapas i Business Central överförs projektrelaterat material och grunddata automatiskt till Handyman. Där kan informationen senare kompletteras med dokumentation, bilder och ytterligare projektdetaljer.

Teknikern får mobil tillgång till:

• Kunddata
• Verksamhetsorter
• Materiallistor
• Arbetsuppgifter
• Dokumentation
• Bilder och bilagor

– Montören kan se vilka material som ska användas, vad planen är och vart han ska åka, förklarar Corinna Carranza.

Från registrering till projektuppföljning med ett klick

När montören avslutar arbetet i Handyman registreras materialförbrukning, arbetstid och körda kilometer. Informationen skickas automatiskt tillbaka till Business Central där projektledaren kan granska registreringarna. Därefter kan all förbrukning och alla tidsregistreringar överföras direkt till projektet.

– Med ett klick överförs både materialförbrukning, lagertransaktioner och projektkostnader. Det största värdet ligger inte nödvändigtvis i själva registreringen ute i fält. Det ligger i det som händer efteråt, säger Corinna Carranza.

Tidigare var processen betydligt mer manuell. Teknikerna lämnade in veckorapporter som behövde registreras av administrativ personal. Materialförbrukningen registrerades manuellt. Det innebar mer administration och gjorde det svårt att ha en korrekt bild av lagersaldo och projektekonomi.

– Materialförbrukningen registrerades ofta flera veckor efter installationen. Därför stämde lagersaldot aldrig riktigt heller, säger Corinna Carranza.

Standardisering skapar bättre data

Även om HÖRMANN fortfarande befinner sig relativt tidigt i implementationen ser företaget redan fördelarna med att samla data i ett och samma flöde. Det är här samspelet mellan Business Central och Handyman verkligen kommer till sin rätt.

Före implementationen var data utspridda i lokala system, Excel-filer och olika arbetssätt. Vissa avdelningar arbetade med flera olika Excel-filer medan andra kombinerade Excel med äldre ERP-lösningar. Det gjorde det svårt att få en samlad överblick över verksamheten.

– Bara att samla in all data var ett enormt arbete.

Idag registreras data betydligt mer enhetligt. Det ger ledningen möjlighet att analysera verksamheten, resursförbrukningen och projekten på ett sätt som tidigare var mycket svårt.

– Den största vinsten är faktiskt datan. Jag tror att den lyckligaste personen i företaget är vår controller, säger Corinna Carranza.

Vinsten ligger inte bara hos teknikern

Corinna påpekar att många digitaliseringsprojekt bedöms utifrån om teknikern kan utföra sitt arbete snabbare. Hos HÖRMANN är den största effekten en annan.

– Vinsten ligger inte bara hos serviceteknikern. Den finns i hög grad i helheten – i backoffice, controlling och administration.

Teknikerna lägger fortfarande tid på att registrera sitt arbete. Skillnaden är att informationen nu kan användas direkt i resten av organisationen. Det ger bättre datakvalitet, färre manuella arbetsmoment och ett starkare beslutsunderlag.

Grunden för nästa steg

HÖRMANN ser fortfarande stor utvecklingspotential i lösningen. Företaget arbetar bland annat med att utöka användningen av planeringsfunktionerna och stärka samspelet mellan lagerhantering, skanning och resursplanering.

Med ett gemensamt ERP-system, standardiserade arbetsprocesser och ett sömlöst informationsflöde mellan fält och kontor har HÖRMANN skapat en stabil grund för fortsatt utveckling och tillväxt.