ABO Energy Services samlar hela serviceverksamheten i Handyman

När ett vindkraftverk står stilla gäller det att agera snabbt. ABO Energy Services servar vindkraftverk över hela Tyskland, och teknikerna måste kunna arbeta effektivt oavsett var de befinner sig – även när mobiltäckning saknas. Med Handyman har företaget samlat arbetsorder, planering, dokumentation och data från fältet i en lösning som samtidigt är tätt integrerad med Microsoft Dynamics 365 Business Central.

ABO Energy Services underhåller och reparerar vindkraftverk över hela Tyskland. Uppdraget är enkelt att beskriva, men desto mer krävande att utföra: vindkraftverken ska producera så mycket som möjligt och stå stilla så lite som möjligt.

När ett vindkraftverk stannar är tiden därför avgörande.

“När ett fel uppstår måste vi agera snabbt, hitta orsaken och få anläggningen i drift igen. Samtidigt arbetar vi allt mer med förebyggande underhåll för att i möjligaste mån undvika fel och driftstopp från första början”, säger Heiko Kober, vd för ABO Energy Services.

Det ställer höga krav både på teknikerna i fält och på organisationen bakom dem. Uppdrag ska planeras, rätt information måste finnas tillgänglig, arbetet ska dokumenteras och data måste kunna flöda smidigt mellan tekniker, administration och affärssystem.

I dag är Handyman navet i den delen av verksamheten.

Teknikern står i centrum

När ABO Energy Services skulle välja en ny lösning för Field Service Management utgick företaget från dem som ska använda den varje dag: serviceteknikerna.

“Allt börjar med våra servicetekniker. Om de inte kan utföra sitt arbete effektivt påverkar det hela organisationen. Därför ville vi ha ett verktyg som gör deras dagliga arbete så enkelt som möjligt”, säger Heiko Kober.

Med Handyman Mobile har teknikerna sina arbetsorder och all relevant information tillgänglig ute vid vindkraftverket. De kan ta del av dokument och arbetsinstruktioner, fylla i checklistor och servicerapporter, registrera tid och material samt se aktuellt lagersaldo i servicefordonet.

Arbetet dokumenteras direkt i arbetsordern. Informationen behöver därför inte samlas in i efterhand från papper, mejl eller olika system.

Och teknikerna kan fortsätta arbeta även när uppkoppling saknas.

Vindkraftverk står inte alltid där mobiltäckningen är bäst

Vindkraftverk är ofta placerade i områden där mobilnätet är svagt eller saknas helt. Därför var möjligheten att arbeta offline ett viktigt krav när ABO Energy Services valde system.

“På många platser har vi dålig eller ingen mobiltäckning alls. Våra tekniker arbetar därför offline och synkroniserar informationen när de åter har en stabil uppkoppling. Det fungerar väldigt bra för oss”, berättar Antje Pleissner, Head of Digitization and Continuous Improvement.

Även något så grundläggande som att hitta fram till rätt vindkraftverk har blivit enklare.

Koordinaterna för samtliga vindkraftverk finns i Handyman, så teknikerna kan navigera direkt till rätt anläggning. Det är särskilt värdefullt eftersom många vindkraftverk ligger på platser som inte går att hitta med en vanlig gatuadress.

“Tidigare delades koordinaterna på olika sätt, exempelvis via mejl eller andra system. I dag har vi allt samlat på ett ställe i Handyman. Det uppskattar våra tekniker mycket”, säger Antje Pleissner.

Från papper och separata system till en gemensam plattform

Så har det inte alltid sett ut.

Innan Handyman var serviceprocesserna fördelade mellan pappersbaserade arbetssätt och flera äldre system som inte var integrerade med varandra.

“Vi hade en systemmiljö som inte fungerade tillräckligt bra. Vissa delar av verksamheten var fortfarande beroende av manuella processer som både var ineffektiva och innebar risk för fel. Andra arbetade i fristående system som inte täckte alla våra behov”, berättar Heiko Kober.

ABO Energy Services ville därför skapa en gemensam plattform som kunde knyta samman serviceteknikerna i fält med medarbetarna på kontoret och företagets övriga IT-system.

Samtidigt stod verksamheten inför en betydligt större förändring.

Tre nya system på mindre än ett halvår

Handyman infördes inte som ett fristående projekt. Parallellt implementerade ABO Energy Services Microsoft Dynamics 365 Business Central som nytt affärssystem och nya lösningar för tidsregistrering.

Och tidsplanen var pressad.

Sammanslagningen av två tidigare verksamheter innebar att de nya lösningarna behövde vara i drift mindre än ett halvår efter att systemen hade valts.

Det var en av anledningarna till att ABO Energy Services valde en beprövad standardlösning i stället för att bygga ett specialanpassat system från grunden.

“Tack vare standardlösningen och det nära samarbetet med GSGroup lyckades vi få Handyman, Business Central och integrationen mot våra system för tidsregistrering i drift inom den korta tidsramen – trots de utmaningar och kompromisser som naturligt följer med ett så omfattande projekt”, säger Heiko Kober.

Handyman och Business Central arbetar tillsammans

Integrationen med Microsoft Dynamics 365 Business Central var ett viktigt krav på den nya lösningen.

Handyman hanterar teknikernas arbete i fält, medan relevant information automatiskt utbyts med Business Central. Det gäller bland annat arbetsorder, materialförbrukning, lagertransaktioner och servicehistorik.

Slutförda arbetsorder kan återrapporteras automatiskt och integrationen med tidsregistreringen innebär samtidigt att teknikerna inte behöver registrera sin arbetstid i flera olika system.

“Vi ville ha en lösning som för användaren upplevs som ett sammanhängande system – även om flera olika applikationer arbetar tillsammans i bakgrunden”, förklarar Heiko Kober.

Det minskar dubbelarbete och manuella registreringar samtidigt som ABO Energy Services får ett bättre och mer enhetligt dataunderlag.

Standard framför specialutveckling

Trots att ABO Energy Services har komplexa serviceprocesser var ambitionen inte att bygga en speciallösning.

Tvärtom.

“Vi visste att omfattande specialanpassningar på sikt kan göra lösningen mindre flexibel. Därför ville vi ha en standardplattform som utvecklas kontinuerligt och samtidigt kan möta behoven hos många olika företag”, säger Heiko Kober.

I nära samarbete med GSGroup har Handyman vidareutvecklats för att stödja de särskilda krav som följer med service av vindkraftverk. Det omfattar bland annat olika typer av arbetsorder, registrering av utförda tjänster, uppföljning av orderstatus, planering på både kort och lång sikt samt servicerapporter och dokumentation.

Samarbetet fortsätter i takt med att nya behov uppstår.

“Tillsammans med GSGroup har vi skapat en grund som kan bidra till att etablera Handyman som en av de ledande Field Service-lösningarna inom förnybar energi”, säger Heiko Kober.

Bättre data ger bättre beslut

När arbetet registreras på ett enhetligt sätt blir informationen samtidigt betydligt mer värdefull.

Tidigare saknade ABO Energy Services det dataunderlag som krävdes för att systematiskt kunna mäta och analysera alla delar av serviceprocessen. Med Handyman har verksamheten fått betydligt bättre transparens och spårbarhet.

“Med Handyman har vi fått den transparens och spårbarhet vi behöver. Det gör att vi kan analysera våra processer bättre och arbeta datadrivet med kontinuerliga förbättringar”, säger Heiko Kober.

Digitaliseringen handlar därmed om mer än att effektivisera den enskilda arbetsordern. Informationen från det dagliga arbetet kan användas för att utveckla hela serviceverksamheten.

“Teknikerna skulle förlora sitt viktigaste arbetsverktyg”

Handyman har i dag fått en central roll i den dagliga verksamheten hos ABO Energy Services.

Det blir kanske allra tydligast när Antje Pleissner får frågan vad som skulle hända om företaget plötsligt inte hade tillgång till Handyman:

“Teknikerna skulle förlora sitt viktigaste arbetsverktyg. Handyman är i dag plattformen där de får sina uppdrag, hittar den information de behöver och dokumenterar sitt arbete.”

Heiko Kober tillägger:

“Vi skulle behöva arbeta med tillfälliga lösningar som skulle göra mycket mer komplicerat – och det skulle även påverka våra medarbetares nöjdhet.”

För ABO Energy Services handlar digitalisering därför inte bara om system, integrationer och data.

I slutändan handlar det om människorna som använder lösningen varje dag – och om att ge dem bästa möjliga förutsättningar för att hålla vindkraftverken i drift.

Om ABO Energy Services

ABO Energy Services GmbH är ett tyskt serviceföretag specialiserat på underhåll, service och felavhjälpning av vindkraftverk och batterilagringssystem från olika tillverkare. Företaget ingår i den internationella ABO Energy-koncernen, tidigare ABO Wind.