Dental 2000 får bättre överblick över serviceverksamheten med Handyman och Uniconta
Bättre historik, smartare planering och snabbare fakturering ger Dental 2000 en effektivare servicevardag – och tandvårdsklinikerna snabbare hjälp när utrustningen står still.
När en tandläkare ringer för att en kompressor eller sugmotor har gått sönder finns det inte tid för långa planeringsmöten. En klinik kan förlora mycket pengar om viktig utrustning står still. Därför handlar vardagen på Dental 2000 om att kunna agera snabbt, planera smart och se till att teknikerna alltid har rätt information med sig ut till kliniken.
För att stödja det arbetssättet använder Dental 2000 Handyman, integrerat med affärssystemet Uniconta. Kombinationen skapar ett sammanhängande flöde – från planering och dokumentation till fakturering – och gör det enklare att få överblick över en intensiv serviceverksamhet.
Fakta
Om Dental 2000
- Utför service åt tandvårdskliniker i stora delar av Jylland
- Säljer och underhåller dentalutrustning
- Hanterar både planerad service och akuta driftstopp
Lösningen
- Handyman Field Service Management
- Integration med Uniconta
- Digital planering
- Samlad historik för all utrustning
- Materialregistrering
- Fotodokumentation
- Snabbare fakturering
När kliniken står still räknas varje minut
Dental 2000 arbetar med utrustning som tandläkare är helt beroende av. Det handlar bland annat om behandlingsenheter, autoklaver, kompressorer och sugmotorer – utrustning som i många fall är avgörande för om kliniken kan hålla verksamheten igång.
– Om en central maskin går sönder kan hela kliniken stå still. Därför måste vi kunna agera snabbt, berättar Tommy Bøjstrup, ägare till Dental 2000.
Företaget kombinerar därför planerade servicebesök med akuta uppdrag. Just den kombinationen ställer höga krav på planeringen.
– Vi har naturligtvis många planerade serviceuppdrag, men en viktig del av vår verksamhet är också att kunna rycka ut snabbt när något går sönder, säger Tommy Bøjstrup.
Teknikerna planerar själva – med full överblick
På Dental 2000 är planering inte något som bara sker på kontoret. Teknikerna planerar själva en stor del av sina akuta uppdrag, medan kontoret planerar servicebesök, underhåll och andra uppgifter i Handyman Office.
Den kombinationen fungerar bra.
– Det har blivit mycket enklare för oss att få överblick över våra kalendrar och utnyttja kapaciteten bättre, säger Tommy Bøjstrup.
Handyman gör det samtidigt enklare att återanvända serviceplaner för många liknande installationer. Dental 2000 utför ofta service på samma typ av utrustning hos flera olika kunder.
– Nu kan vi skapa en grundplan med material, timmar och beskrivningar och koppla den till all relevant utrustning. Om tillverkaren ändrar något behöver jag bara uppdatera det på ett ställe. På sikt kommer det att spara oss mycket tid, säger Tommy Bøjstrup.
Historiken gör skillnad
Om Tommy Bøjstrup bara fick lyfta fram en funktion i Handyman råder det ingen tvekan:
Historiken.
All utrustning registreras som enheter i systemet och varje servicebesök kopplas till den aktuella installationen. Det innebär att alla tekniker snabbt kan se vad som tidigare har gjorts.
– Historiken har varit till stor hjälp. Den gör både felsökningen snabbare och dialogen med kunderna enklare. Vi är flera tekniker som arbetar hos samma kunder, och nu kan vi direkt se vad den senaste teknikern har gjort.
Historiken gör det också enklare att identifiera återkommande fel.
– Vissa fel kommer tillbaka efter några månader. Då kan vi gå in och se exakt vad som gjordes förra gången. Det gör det mycket enklare att hitta orsaken.
Resultat
- Bättre överblick över planeringen
- Samlad historik för all utrustning
- Snabbare felsökning
- Lägre kapitalbindning i lagret
- Snabbare fakturering
- Bättre dokumentation
Dokumentation blir en naturlig del av arbetet
Teknikerna på Dental 2000 registrerar redan arbetstid, material och arbetsbeskrivningar digitalt. Fotodokumentation har också blivit en självklar del av arbetsdagen.
– Det använder vi väldigt mycket. Det minskar risken för oklarheter eftersom vi kan dokumentera exakt hur det såg ut.
Nästa steg är digitala servicerapporter och checklistor. I dag fylls de fortfarande i på papper, men det ska snart förändras.
– Då kan rapporterna sparas tillsammans med historiken, samtidigt som kunden kan få dem direkt.
För Tommy Bøjstrup handlar det om mer än att slippa papper. Målet är att samla all relevant dokumentation på ett och samma ställe.
– Vi får dokumentationen samlad och kunden får den elektroniskt direkt. Det blir mycket enklare.
Bättre överblick minskar kapitalbindningen
En av de vinster som har överraskat Tommy Bøjstrup mest handlar inte direkt om teknikernas arbete. Den handlar om lagret.
När kommande serviceuppdrag finns planerade i Handyman blir det betydligt enklare att planera inköp av reservdelar och material.
– Nu kan jag se vilka serviceuppdrag vi har den kommande månaden och beställa varor utifrån det.
Resultatet är ett mindre behov av att ha stora mängder material och reservdelar på lager.
– På många områden har jag kunnat minska kapitalbindningen i lagret. Jag vet mycket bättre vad vi behöver och när vi behöver det.
Faktureringen följer arbetsflödet
När teknikern avslutar uppdraget i Handyman skickas fakturaunderlaget vidare till Uniconta, så att fakturan kan skickas direkt.
Tidigare kunde faktureringen bli liggande tills det fanns tid att hantera den på kontoret.
Nu finns arbetstid, material och övriga registreringar redan på plats.
– Vi får iväg fakturorna direkt. Det ger oss ett betydligt bättre kassaflöde.
Ett steg i taget
Även om Dental 2000 redan har fått flera konkreta vinster ser Tommy Bøjstrup fortfarande stor potential. Företaget har valt att införa Handyman stegvis. Först skulle planering, materialregistrering och arbetsbeskrivningar fungera bra.
Nu står digitala servicerapporter och checklistor på tur.
– Vi bygger upp det steg för steg. Då blir vi bra på en sak i taget.
Han ser särskilt fram emot att få all dokumentation samlad digitalt. Men redan nu är slutsatsen tydlig:
– Det finns många små områden där vi sparar både tid och pengar.
