Från anteckningsblock till realtid: Så har ett serviceföretag i Münsterland gjort om sin service
Kall metall, varma bakverk, färska livsmedel – inom livsmedelsindustrin måste varje maskin fungera tillförlitligt. Om en anläggning stannar står ofta hela produktionen still. För företag som Leineweber und Sulzbacher GmbH betyder det: reagera snabbt, planera effektivt och alltid ha överblick. Just dessa krav förde dock de befintliga processerna allt närmare sin gräns.
Tillväxt ger nya utmaningar
Leineweber und Sulzbacher GmbH med säte i Lüdinghausen är officiell partner till JBT Marel för produktlinjerna MAJA och TREIF och betjänar kunder i Tyskland, Nederländerna, Belgien och Luxemburg. Företaget levererar och underhåller maskiner för kött-, fisk- och bageriindustrin samt kyl- och isproduktionsteknik. Med fem servicetekniker och totalt nio medarbetare genomförs årligen omkring 1 200 serviceuppdrag för cirka 1 000 aktiva kunder.
I takt med den växande uppdragsvolymen nådde det tidigare arbetssättet dock sin gräns. Planeringen sköttes i ett egenutvecklat Excel-ark, medan kommunikationen med teknikerna till största delen gick via WhatsApp. Information låg på olika ställen, avstämningar skedde manuellt och transparensen för alla inblandade var begränsad.
Maiquel Sulzbacher minns:
”Överblicken över planeringen var mycket svår – inte bara för mig som planerare på kontoret, utan också för teknikerna. De hade ingen överblick över den samlade planeringen, så att de också kunde planera sitt privatliv.”
Särskilt den bristande transparensen ledde till mycket samordningsarbete mellan kontoret och fältet. Följdfrågor hörde till vardagen och förutsägbarheten för serviceteknikerna var bara möjlig i begränsad omfattning.
Pappersbaserade processer bromsade effektiviteten
Även när det gällde dokumentation och efterarbete av serviceuppdrag fanns behov av förbättring. Varje tekniker hade med sig ett fysiskt servicerapportblock. Efter avslutat uppdrag fylldes rapporterna i för hand och skrevs under av kunden. Först när medarbetarna var tillbaka i verkstaden kunde handlingarna behandlas vidare.
”Så snart teknikern var tillbaka i verkstaden – det tog ofta en vecka, två veckor.”
Rapporterna måste skannas, kontrolleras och sedan manuellt föras över till faktureringen. Hela förloppet var tidskrävande, felkänsligt och ledde till onödiga förseningar i faktureringsprocessen.
Därför söktes en lösning som kunde återge samtliga serviceprocesser digitalt, förbättra informationsflödet och samtidigt möjliggöra intelligent uppdrags- och ruttplanering.
Valet av Handyman
Med Handyman valde Leineweber & Sulzbacher en central serviceplattform som samlar alla förlopp från uppdragsplanering via dokumentation till överlämning till affärssystemet. I dag registreras och hanteras alla uppdrag centralt i Handyman Office. Dokument, kontaktpersoner, foton och checklistor finns tillgängliga digitalt när som helst.
Maiquel Sulzbacher övertygades särskilt av den integrerade rutt- och uppdragsplaneringen:
”Med den kan jag koppla ihop olika kunder som ligger nära varandra, koppla ihop uppdragen, spara kostnader, så att man inte behöver köra fram och tillbaka till varje enskild kund eller kors och tvärs genom Europa.”
För ett företag med kunder i fyra länder innebär det betydligt kortare restider och ett effektivare utnyttjande av teknikerna. Akututryckningar kan prioriteras med kort varsel, medan underhåll planeras långsiktigt och samlas ihop optimalt.
Digital dokumentation i realtid
I dag arbetar serviceteknikerna med surfplattor och registrerar all information direkt hos kunden på plats. Foton, checklistor, arbetstider och noteringar för följduppdrag dokumenteras omedelbart digitalt och synkroniseras automatiskt.
”Det är felfritt, eftersom uppgifterna helt enkelt förs över. Ingen behöver knappa in eller skriva något. Det är mycket, mycket bättre.”
Genom den automatiska överföringen av data försvinner medieavbrotten helt. Informationen finns tillgänglig för kontoret direkt efter avslutat uppdrag och kan behandlas vidare omgående. Väntetider på dagar eller veckor har blivit några få minuter.
Snabbare processer från utfört arbete till faktura
En väsentlig fördel visar sig i faktureringen. När ett serviceuppdrag är avslutat kontrolleras och godkänns uppgifterna och förs automatiskt över till affärssystemet. Faktureringen sker betydligt snabbare och med väsentligt mindre administrativt arbete.
Manuell registrering av servicerapporter tillhör det förflutna. Samtidigt sjunker felfrekvensen, eftersom information inte längre behöver överföras eller efterbehandlas flera gånger.
Mer transparens för tekniker och kontor
Vid sidan av processfördelarna har även samarbetet inom företaget blivit bättre. Alla inblandade arbetar utifrån samma dataunderlag och har alltid aktuell information. Teknikerna kan planera sina uppdrag mer långsiktigt och får full överblick över sina tider.
”Jag tycker det är viktigt att teknikerna har en samlad överblick, så att de kan planera sitt privatliv bättre.”
Även införandet gick smidigt. Medarbetarna accepterade den nya lösningen snabbt och hittade rätt i systemet utan omfattande utbildning.
”Alla klarar det. De är redan mycket nöjda med det.”
Nästa steg: Mer service för kunderna
Den digitala vidareutvecklingen är ännu inte avslutad hos Leineweber & Sulzbacher. Som nästa utbyggnadssteg planeras införandet av Handyman-portalen med Event-modulen. Målet är att framöver ge kunderna ännu mer transparens kring sina uppdrag och serviceaktiviteter.
”Jag hoppas att våra kunder därigenom när som helst får transparent tillgång till all relevant information och ännu enklare kan följa sina serviceärenden.”
På så sätt ska följdfrågor minska och ytterligare utrymme skapas för kärnverksamheten: förstklassig service och snabb hjälp vid behov.
Slutsats
Med Handyman har Leineweber & Sulzbacher GmbH konsekvent digitaliserat sin serviceorganisation och förberett den för framtida tillväxt. Den centrala uppdragsplaneringen, den mobila dokumentationen och den automatiserade överlämningen till efterföljande system ger i dag mer transparens, snabbare förlopp och en betydligt högre effektivitet. Samtidigt gynnas både tekniker och kunder av bättre planerbarhet och högre servicekvalitet.
Maiquel Sulzbacher sammanfattar resultatet:
”Vi är mycket nöjda med samarbetet. Det fungerar helt enkelt bra.”
