FOTODOKUMENTATION – EN VIKTIG DEL AV INSTALLATÖRENS ARBETE

Det lönar sig att välja ett fältservicesystem som hanterar fotodokumentation. Det sparar tid och säkerställer att bilderna delas med rätt personer och automatiskt arkiveras i rätt mappar så att de alltid är lätta att hitta.

Hantverkare och servicetekniker upplever allt större krav på dokumentation – inklusive fotodokumentation, som inte bara används för kvalitetssäkring, bilddokumentation ger också en bättre överblick över serviceenheter och dess historik. Field Service Management verktyg som kan hantera bilddokumentation ser till att bilderna lagras på rätt ställe i systemet till nytta för kunder, kollegor och myndigheter.

Genom att ha möjlighet att ta och dela bilder av utfört arbete kan serviceföretag effektivt dokumentera varje steg i sin serviceprocess. Detta hjälper inte bara till att dokumentera hur arbetet har utförts, utan det ger också tydliga bevis på kvaliteten på det levererade arbetet. Transparens bygger förtroende mellan företaget och kunden, eftersom kunden kan följa arbetet och vara säker på att det har utförts korrekt och på ett tillfredsställande sätt.

På Sørby VVS & EL-Service anser ägaren Kim Rohrberg att han har sparat tid på dokumentationsprocessen efter att företaget fick ett Field Service-system som kan hantera bilddokumentation.

Idag måste allt du gör dokumenteras. Oavsett om du borrar en vägg eller gräver ett hål, säger Kim Rohrberg:

„Jag kvalitetssäkrar alla installationer som vi gör. Förr i tiden brukade jag själv ladda upp bilderna i Word. Idag läggs bilderna in automatiskt i systemet, och sedan trycker jag bara på Skicka rapport. Från att ha lagt 15 minuter på en rapport tar det nu bara tre minuter. Det sparar tid och pengar. Det är helt briljant, speciellt för små företag som inte har så mycket tid att sitta på ett kontor“, säger Kim Rohrberg.

Genom att ha en samling bilder i ett centraliserat system kan serviceföretag också bygga upp en värdefull databas med historisk data. Denna data kan vara avgörande för framtida besiktningar, service eller för att lösa återkommande problem. Genom att kunna referera till tidigare arbete och jämföra det med aktuella situationer kan teknikerna lättare identifiera mönster och fatta mer exakta beslut, vilket leder till mer effektiva och tillförlitliga lösningar.

På Cerama, som servar keramik- och glasugnar hos företag, institutioner och privatpersoner över hela landet, arbetar företagets servicetekniker dagligen i det digitala orderhanteringssystemet Handyman. Både för teknikerna ute på fältet och hemma på kontoret.

„När serviceteknikern har besökt en kund tar han bilder av ugnen och det arbete han har utfört. Allt sparas i systemet. Här kan han dokumentera vilket skick ugnen är i. Det innebär att informationen om ugnen och dess skick finns i systemet. Och det gör det också enkelt att skapa nya erbjudanden till kunden“, säger Michael Brinkbæk, teknisk chef.

Sammantaget spelar ett Field Service Management-system med möjlighet att hantera fotodokumentation en avgörande roll för att förbättra serviceorganisationernas operativa effektivitet och kundnöjdhet. Det skapar transparens, förbättrar kvalitetskontrollen, underlättar effektiv kommunikation och möjliggör dokumentation av historisk data och efterlevnad av olika standarder och föreskrifter.